Dicas para utilizar o e-mail corporativo corretamente



  

Algumas precauções devem ser adotadas para utilizar o e-mail da empresa com eficiência e para o motivo correto.

Com o avanço da comunicação humana pela internet o e-mail se tornou uma forte ferramenta de comunicação. Entretanto, você sabe como usar o e-mail da empresa corretamente? Para começar é importante saber que, diferente do e-mail pessoal que pode ser usado para envio de mensagens de todo o tipo que você desejar, o e-mail corporativo é um documento oficial da empresa. E se presta para formalizar acordos verbais feitos em reuniões ou por telefone. É uma importante ferramenta empresarial para evitar equívocos próprios da comunicação oral.

A percepção da importância do e-mail no ambiente de trabalho é imprescindível para que o funcionário possa encarar esse veículo de comunicação com mais seriedade. O seu uso indevido pode ocasionar até uma demissão por justa causa. Então, algumas providências e precauções devem ser adotadas a fim de evitar problemas:

– Mantenha uma conta de e-mail pessoal e deixe para compartilhar seus vídeos, fotos pessoais ou mensagens inspiradoras através dele.

– Se no e-mail pessoal tudo vale, no corporativo é necessário cuidado. Utilize apenas linguagem formal. Não use palavras e frases de duplo sentido, sarcasmos e piadinhas.

– Ainda que seu colega de trabalho seja um grande amigo, não use o e-mail da empresa caso o assunto que vá tratar seja pessoal. Envie de um endereço pessoal para outro.

– Jamais utilize o e-mail para divulgar assuntos sigilosos. Você corre o risco de ser rackeado ou de alguém retransmitir. Nesse caso é melhor utilizar outros meios ou criptografia.



– Evite enviar para todos. Saiba a quem compete o assunto para endereçar para a pessoa certa. Assim você evita a prática do spam e torna sua comunicação online mais eficiente.

– Lembre-se de começar e terminar com um comprimento formal. Um “Prezado Fulano” e um “Atenciosamente” sempre caem bem.

– Seja direto em suas informações no corpo do e-mail e específico no campo do assunto.

– Sempre releia o que escreveu. Confira o nome do destinatário e a correção gramatical.

Lembre que você pode estar sendo monitorado e o uso correto desse meio de comunicação pode ser um bom referencial a somar em seu desempenho profissional.

Por Cristiana Pereira dos Santos



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