Como fazer reuniões de trabalho produtivas? Veja 7 dicas

Como conduzir reuniões produtivas no trabalho?

As reuniões de trabalho são cruciais em uma empresa. Elas ajudam a manter um controle sobre os processos e atividades da organização para atingir suas metas e objetivos. Permite que você se mantenha atualizado, discuta ideias, resolva problemas, tome decisões coletivas, e também ajuda na formação de equipes.

No entanto, em muitas ocasiões, por falta de organização, acredita-se que as reuniões agilizem a realização das tarefas, mas isso não é inteiramente verdade. Mais reuniões não é sinônimo de mais benefícios e produtividade para a empresa.

Não importa o tamanho (pequeno/grande) da empresa, as reuniões de negócios são sempre essenciais para avaliar e atingir objetivos específicos. Como as reuniões de negócios eficazes não podem ser ignoradas pela gerência ou seus funcionários, a melhor maneira é equilibrar e conduzir reuniões de negócios produtivas que ajudem ambas as partes.

Organizar reuniões tem que ser uma ação planejada, que tem um propósito e um objetivo. Devido aos grandes volumes de trabalho e com a intenção de agilizá-lo, na era das secretárias virtuais, é uma tarefa que elas podem realizar em benefício da empresa.

Confira 7 dicas para organizar reuniões produtivas

1. Tenha um objetivo claro

Antes de iniciar uma reunião, a primeira coisa a considerar é: Qual é o seu objetivo?
Tenha um objetivo claro e por que a reunião deve ser realizada em primeiro lugar. Seja compartilhando informações com uma equipe, discutindo novos produtos e ideias ou discutindo um problema em questão. Isso dará a perspectiva da reunião e o ajudará com os procedimentos.

2. Estabeleça um plano ou agenda de reuniões

Você sabia que ter um plano detalhado pode reduzir o tempo de reunião em até 80%?
Uma vez claro o objetivo, deve-se criar uma agenda com as fases detalhadas para alcançá-lo. Liste os tópicos que eles querem discutir e atribua uma duração específica para cada tópico, respectivamente. Envie a programação aos participantes com antecedência para ter uma ideia clara da conferência e se preparar para ela. Isso economizará tempo e também ajudará os participantes a se prepararem.

3. Definir o tom e a atmosfera corretos

Para qualquer diretor ou líder de negócios, definir o tom certo para reuniões eficazes é fundamental. Você decide como quer que sejam suas reuniões de negócios. Pode ser formal ou informal. Crie um ambiente de respeito mútuo, ouça ativamente os participantes e respeite seus pontos de vista e ideias. Além do ambiente, a sala de reuniões também é fundamental, se estiver totalmente equipada e possuir as tecnologias necessárias.

4. Comece e termine sua reunião na hora certa

Os funcionários geralmente não estão muito entusiasmados com as reuniões. Se você não entrar e sair a tempo, a situação piora. Faça um esforço extra para começar e terminar sua reunião na hora certa. Não inicie a reunião se algum dos participantes não chegar a tempo. Desta forma, você promoveria pontualidade e confiança em seu local de trabalho.

5. Incentive a participação de todos

Deixe que todos participem: A reunião é um processo colaborativo. Incentive todos a participar e compartilhar ideias e pontos de vista. Respeite a opinião e as perspectivas de todos. Incentivar a comunicação e ouvir a todos cria uma cultura de respeito e compreensão. Permita que todos participem e agreguem valor à resolução de problemas ou à tomada de decisões coletivas.

6. Forneça um tempo para perguntas ou dúvidas

Mantenha uma mente aberta: Mantenha-se fiel à sua agenda, mas lembre-se de incentivar novas ideias e abordagens dos participantes.

As perguntas despertam as pessoas, despertam novas ideias. Eles mostram às pessoas novos lugares, novas maneiras de fazer as coisas. Seja acessível e tire suas dúvidas. Isso permitirá que todos participem e também dêem feedback aberto. O questionamento abre as portas para a criatividade e proporciona um resultado e compreensão mais precisos dos temas abordados. Incentiva a discussão, desperta o interesse, sustenta a aprendizagem e ajuda a resumir pontos importantes.

7. Acompanhar, agir e avaliar

Revise as ações e o que foi acordado e delegue tarefas específicas aos membros da equipe. Dê prazos para completar as tarefas atribuídas. Uma das situações desanimadoras mais comuns após uma reunião de negócios é não ter um acompanhamento estruturado. Muitas vezes as melhores ideias geradas na reunião nunca são alcançadas. Por isso, é fundamental ter um bom acompanhamento após a reunião para que ela seja bem sucedida.

Avalie e receba feedback sobre como foi a reunião. Verifique periodicamente se a reunião está atingindo seu objetivo.

Em suma, as reuniões de negócios eficazes são aquelas que o mantêm engajado, fornecem as informações certas e orientam você para atingir metas e objetivos.